专利委托代理是会产生法律效力的行为，因此，委托双方在达成口头协议的基础上，还需要按照一定的程序，办理必要的手续。委托本公司代理涉外专利申请，委托人（申请人）与受托人（本公司）双方需要依序进行以下工作：
        1. 进行前期洽谈
            双方通过电话、邮件、传真或面谈方式进行洽谈，洽谈内容主要包括服务的具体内容以及服务的具体方式、相关代理人的背景与资历、代理费用等。
        2. 签订委托代理合同*
            经洽谈确定合作意向后，双方需签订专利申请委托代理合同，以明确委托代理双方的主体信息、联系方式、委托内容、相关期限和费用、服务方式和流程、各自的权利与义务等，且委托代理双方及代表人需在合同的相关位置处签字或签章。
        3. 提供相关文件
        （1）技术交底书
        技术交底书是专利代理人撰写专利申请文件的依据，发明人通过这一载体向专利代理人传递发明创造的内容。技术交底书可采用纸件、光盘、软盘或电子邮件等形式。
        （2）PCT专利申请委托书**
          专利代理委托书是委托人根据专利法第十九条规定，委托代理机构办理专利相关事宜的书面委托材料；该文件用于提交给国家知识产权局，证明委托代理关系。
          委托书的内容包括委托人的信息和签章、被委托人的信息和签章、具体委托内容、相关专利申请的发明名称及申请号等。
        （3）指示函表**
          指示函表是用于记录委托人相关信息的书面材料，其包括专利申请暂定名，业务类别，发明人姓名，申请人的名称、组织机构代码、地址与联系方式，以及特别要求等等。
          特别要求主要包括是否在提交申请的同时提出实审请求、是否要求本国/外国优先权，以及是否要求提前公开等等。
        （4）其他相关文件
          为满足对特殊领域专利申请或启动特定程序的要求，申请人通常需要提供一些特殊的文件。
          例如，对涉及新微生物的专利申请，需提供生物材料保藏证明；对涉及DNA序列的专利申请，需要提供DNA序列表。又如，在申请日起18个月内要求提前公开其发明专利申请的，需向国家知识产权局提供请求早日公布其专利申请的提前公开声明。
        4. 支付相关费用
            委托代理机构办理专利申请相关事宜时，委托人需向专利代理机构支付代理服务费，另外还需要支付一定数额的官费。
           *《委托代理合同》可通过电话或电邮向本公司索取；
           **《PCT专利申请委托书》和《指示函表》可由本公司网站下载。